Automatický rezervační systém – návod

Vážení uživatelé, hostitelé konferencí v Adobe Connect UK,

abychom Vám mohli poskytovat ještě lepší služby, změnili jsme proces rezervačního systému na automatický. Vytváření a správa konferenčních místností včetně nahrávek a rezervace času a kapacity nyní probíhají v automatickém rezervačním systému Cesnet Meetings pro Adobe Connect UK. Spolu se spuštěním aplikace došlo k několika zásadním změnám. Prosím prostudujte, čeho se změna týká a jaký vliv  na fungování Vašich webinářů bude mít.

Proces vytváření konferenčních místností a rezervace času a kapacity se mění!

Automatický rezervační systém Cesnet Meetings pro Adobe Connect UK (CM-ACUK):

https://meetings.cesnet.cz/cuni/

Telefonická podpora: +420 777 10 11 66.

Důležité změny:

  • Dosavadní rezervační formulář byl plně nahrazen novým automatickým rezervačním systémem.
  • Je možné provádět rezervace i pro dříve vytvořené konferenční místnosti – byly přesunuty do nového automatického rezervačního systému.
  • Konferenční místnosti a rezervace mohou vytvářet a spravovat pouze osoby z UK s platným účtem v Centrální Autentizační Službě (CAS).
  • Uživatelům bez účtu v CAS není tato služba dostupná. Osoby bez účtu v CAS nemohou:
    • spravovat konferenční místnosti,
    • rezervovat čas a kapacitu,
    • být v novém rezervačním systému nastaveni do role “Hostitelé konferencí” nebo “Přednášející”, tyto role jim mohou být delegovány ve spuštěné konferenční místnosti.
  • Všechny konferenční místnosti uživatelů s účtem v CAS byli přesunuty do automatického rezervačního systému.
  • Správu konferenčních místností, včetně záznamů konferencí provádějte zde.
  • V prostředí Adobe Connect již nelze nastavení konferencí provádět. 

Jaký dopad má přesun konferenčních místností (vytvořených v prostředí Adobe Connect) do nového rezervačního systému CM-ACUK:

  • Do automatického rezervačního systému CM-ACUK byly přeneseny pouze konferenční místnosti uživatelů s účtem v CAS.
  • Konferenční místnosti uživatelů bez účtu v CAS nejsou v rezervačním systému CM-ACUK dostupné.
  • Přehrávání nahrávek s veřejným přístupem v nepřesunutých konferenčních místnostech je zachováno podle původního nastavení.
  • Osoba, která konferenční místnost v prostředí Adobe Connect založila, má v rezervačním systému CM-ACUK přidělenu roli “Vlastník” a současně pro konferenci v Adobe Connect roli “Hostitel konference”. “Vlastník” má právo měnit nastavení místnosti, rezervovat čas a kapacitu.
  • Uživatelům s účtem v CAS byli role “Hostitel konference” a “Přednášející” zachovány.
  • Další uživatel s přidělenou rolí “Hostitel konference” umístěný ve stejné konferenční místnosti jako vlastník, má nyní v rezervačním systému CM-ACUK přidělené právo “uživatel”, který může provádět rezervaci času a kapacity. Role “Hostitel konference” pro konference AC byla zachována.
  • Osoby bez účtu v CAS obdrželi pro konference v Adobe Connect roli “účastník”. Role “Hostilel konferencí” a “Přednášející” nelze v rezervačním systému CM-ACUK osobám bez účtu v CAS nastavit.
  • Nahrávky byly přesunuty do rezervačního systému CM-ACUK a byla jim nastavena práva k přístupu podle původního nastavení.
  • Vzhled, rozložení pracovních ploch a nastavení panelů se nepodařilo zachovat.
  • Vložené soubory jsou v konferenčních místnostech dostupné.
  • V případě, že se objeví problémy, obraťte se, prosím, na podporu: webinare@cuni.cz

Výhody:

  • Končí rozdělení do časových pásem po hodinách.
  • Rezervovat lze v libovolném čase a termínu do vyčerpání kapacity.
  • Automat hlídá využití kapacit pro daný termín a čas.
  • Automat upozorňuje na překročení kapacity, pokud se konference připojí více než zarezervovaný počet účastníků.
  • Rezervační systém ukončí setkání v konferenční místnosti přesně v naplánovaném čase.
  • Kapacitu místnosti i dobu lze navýšit i v průběhu konání konference.
  • Sofistikovaný formulář pro opakující se setkání.
  • Konferenční místnosti jsou trvalé.
  • Lze změnit odkaz na konferenci.
  • Okamžitá odpověď z rezervačního systému.
  • Automatická oznámení e-mailem.
  • Snadná správa účastníků.
  • Správa nahrávek konferencí v rezervačním systému.
  • Napojení na univerzitní seznamy zaměstnanců a studentů.
  • Během konference lze v rezervačním systému spravovat účastníky, spouštět a zastavovat nahrávání.

Nevýhody:

  • Rezervační systém v současnosti nepodporuje správu dokumentů vložených do konferenční místnosti (PPT, PDF, PNG, JPG a další) v aplikaci Adobe Connect Meeting. Jednáme o rozšíření aplikace o tuto funkcionalitu.
  • Uživatelé bez uživatelského účtu v CAS nemohou být v rezervačním systému nastaveni do rolí “Hostitel konference” a “Přednášející”.  Mohou být do těchto rolí delegováni v otevřené konferenční místnosti. Pro každé nové setkání je potřeba role uživatelům bez účtu v CAS opakovaně přidělovat.
  • Rozvržení pracovních ploch a nastavení panelů v průběhu konání webové konference se po ukončení setkání resetuje do původního nastavení.

Otázky a odpovědi:

  1. Mám vytvořenou místnost v Adobe Connect UK a chci do konce června pořádat setkání. Jak mám zarezervovat čas a kapacitu?
    Čas a kapacitu vytvořte novým rezervačním systémem na adrese: https://meetings.cesnet.cz/cuni/.
  2. Nemám vytvořenou místnost a potřebuji uspořádat online setkání. Co mám dělat?
    Konferenční místnost a čas a kapacitu vytvoříte v automatickém rezervačním systému https://meetings.cesnet.cz/cuni/.
  3. Mám vytvořenou konferenční místnost v prostředí Adobe Connect a potřebuji v ní uspořádat setkání. Mohu rezervovat čas a kapacitu v novém rezervačním systému?
    Místnosti uživatelů s účtem v CAS byli přesunuty do nového automatického rezervačního systému Meetings Cesnet pro Adobe Connect UK. Čas a kapacitu pro tyto místnosti můžete rezervovat. https://meetings.cesnet.cz/cuni/
  4. Co se stane s mojí konferenční místností, ve které mám předpřipravené pracovní plochy, panely: prezentace, tabule, ankety, nahrávky atd.?
    Konferenční místnosti uživatelů s účtem v CAS byli přesunuty do automatického rezervačního systému. Vložené soubory jsou dostupné v aktivní konferenční místnosti. Nahrávky jsou dostupné z rezervačního systému. Vzhled, rozložení pracovních ploch a nastavení panelů se nezachovali. Rezervaci času a kapacity pro Vaši místnost provádějte v automatickém rezervačním systému https://meetings.cesnet.cz/cuni/.
  5. Budu moci do konferenční místnosti vstoupit a připravit si pracovní prostředí předem? 
    Ano bude to možné. V rezervačním systému si můžete zarezervovat čas pro sebe v libovolný časový moment. Důležité je, aby v daný čas nebyla vyčerpána kapacita serveru. Je také možné pro rezervovaný čas nastavit dobu, po kterou má být konferenční místnost otevřena před začátkem plánovaného setkání.
  6. Budu mít po plném zavedení automatického rezervačního systému po 1.7. 2020 nadále přístup do složky Moje konference v prostředí Adobe Connect? 
    Přístup do složky Moje konference v prostředí Adobe Connect nebude od 1.7. 2020 možný. Konferenční místnosti budou z Vaší složky Moje konference přesunuty pod správu nového automatického rezervačního systému Meetings Cesnet pro Adobe Connect UK. Najdete zde své konference, které budete moci spravovat a provádět rezervaci času a kapacity místností. Dříve provedené nahrávky zde budete moci spravovat.

Automatický rezervační systém pro Adobe Connect – návod.pdf


Automatický rezervační systém Cesnet Meetings pro Adobe Connect UK – návod

Úvod

Webovou aplikaci pro automatické rezervace termínů a kapacity včetně vytváření a správy konferenčních místností v Adobe Connect UK, poskytuje a provozuje pro Univerzitu Karlovu sdružení Cesnet. Rezervační systém je dostupný na adrese:

https://meetings.cesnet.cz/cuni/

Rezervace jsou dostupné zaměstnancům a studentům Univerzity Karlovy. Aplikace vyžaduje přihlášení účtem Centrální Autentizační Služby (CAS).

Automatický rezervační systém nahrazuje stávající proces a přináší několik zásadních změn:

  • Vytváření a správa konferenční místnosti, včetně přidávání účastníků v roli Hostitele a dalších, se již neprovádějí v prostředí Adobe Connect. Tato část se plně přesunuje do rezervačního systému.
  • Správa nahrávek / záznamů webových konferencí se přesunuje a provádí v rezervačním systému.
  • Rezervace termínů konání a kapacit pro konferenční místnosti se provádějí v tomto rezervačním systému.

Správu rezervačního systému provádí pověřené osoby Centra e-learningu při Ústřední knihovně Univerzity Karlovy. Kontakty na administrátora: tomas.nikl@ruk.cuni.cz, tel: +420 777 10 11 66. Obecný kontakt na podporu: webinare@cuni.cz.

Popis uživatelského rozhraní

Uživatelské prostředí aplikace Cesnet Meetings je přizpůsobeno pro potřeby Univerzity Karlovy. Jeho prostřednictvím se vytváří konferenční místnosti a rezervace času a kapacity pro konference v Adobe Connect Univerzity Karlovy. K aplikaci Cesnet Meetings pro Adobe Connect UK se uživatelé přihlašují platným účtem v Centrální Autentizační Službě UK https://cas.cuni.cz/. Po přihlášení se po nastavení časového pásma a jazykové verze prostředí zobrazí:

  • Hlavní stránka
    • Úvodní text,
    • Nabídka činností:
      • Vytvořit novou virtuální místnost,
      • Prohlédnout využití kapacity,
    • Karty:
      • Vaše místnosti,
      • Vaše účast v místnostech.

Rezervace

Proces rezervace probíhá ve dvou krocích:

  • Vytvořit konferenční místnost
  • Rezervovat čas a kapacitu

Vytvořit konferenční místnost

  • V internetovém prohlížeči otevřete adresu aplikace: https://meetings.cesnet.cz/cuni/
  • Klikněte na Přihlásit.
  • Do vyhledávacího pole napište Univerzita Karlova a po nalezení instituce klikněte na název s logem.
  • Přihlaste se svým CAS účtem.
  • Aplikace rezervací někdy požaduje nastavení časového pásma, nastavte jej a uložte.
  • Na hlavní stránce se po úspěšném přihlášení zobrazí nabídka, ze které vyberte: Vytvořit novou virtuální místnost. Spustí se průvodce jednotlivými kroky.

    Krok 1: Parametry místnosti – Vytvořit virtuální místnost

    Vyplňte uvedená pole a poté klikněte na tlačítko Pokračovat.

      • Popis: popis tematického zaměření konferenční místnosti např. Výuka IT – PEDF
      • Název místnosti: položka nesmí obsahovat diakritiku, mezery ani speciální znaky. Místo mezery použijte pomlčku . Název se dosazuje do odkazu za doménu. V Adobe Connect je to položka: vlastní URL. Např. it-pedf. Adresa konference pak bude mít tvar https://el.lf1.cuni.cz/it-pedf. Název místnosti a tedy odkaz na ni (vlastní URL) je možné později změnit.

    Krok 2: Uživatelská oprávnění – Nastavení uživatelských oprávnění

    V tomto kroku můžete nastavit oprávnění ke správě nebo náhledu událostí této konferenční místnosti určeným osobám v rezervačním systému. Oprávněné osoby budou moci změnit nastavení místnosti (název, popis, typ přístupu), rezervovat termín setkání, nastavit počet účastníků v místnosti (kapacitu), přidávat hostitele, přednášející a účastníky do konferenční místnosti pro rezervovaný termín setkání. Pokud chcete, aby tyto činnosti prováděla i jiná pověřená osoba, přidělte ji práva zde v tomto kroku. Je možné nastavit další osobě pouze povolení k náhledu na záznam v rezervačním systému.

    • Klikněte na tlačítko: Přidat

      Na stránce Přidat nové uživatelské oprávnění vyplňte pole a klikněte na tlačítko Přidat:

        • Uživatel – najděte osobu zadáním jména a příjmení. V závorce je centrální číslo osoby v CAS pro přesnou identifikaci osoby. Lze přidat jen osoby s účtem v Centrální autentizační službě!
        • Oprávnění – vyberte ze seznamu:
          • Vlastník
            Vlastník může zobrazit detail požadavku na rezervaci místnosti, upravit nebo smazat místnost, spravovat místnost a její uživatelské oprávnění a zarezervovat kapacitu pro permanentní místnost.
          • Uživatel
            Uživatel může zobrazit detail požadavku na rezervaci místnosti, zobrazit správu místnosti a zarezervovat kapacitu pro permanentní místnost.
          • Zobrazení
            Oprávnění umožňuje pouze zobrazit detail požadavku na rezervaci místnosti a zobrazit správu místnosti.
    • Na stránce Nastavení uživatelských oprávnění se nový uživatel zobrazí v seznamu.V případě, že budete přidávat dalšího uživatele, proces opakujte. Po dokončení klikněte na tlačítko Pokračovat.

                 Krok 3: Účastníci

    • Účastníci webové schůzky – webináře, se přidávají v tomto kroku na stránce Nastavení účastníků a upozornění. Z předchozího kroku se automaticky přidají uživatelé s oprávněním Vlastník. Ti mají v konferenční místnosti přidělenu roli Hostitel. Roli lze v tomto kroku změnit. Účastníky lze také z konferenční místnosti odebrat (smazat). V tomto kroku je možné přidat další uživatele, kteří se budou do konferenční místnosti také přihlašovat s určitou rolí, například – Přednášející. Mělo by jít o pravidelné účastníky konference – hostitele a přednášející. Studenty přidávejte při rezervaci času a kapacity.
      • Klikněte na tlačítko Přidat
      • Na stránce Přidat nového účastníka vyberte typ účastníka:
        1. Účastník: s uživatelským účtem – je osoba s účtem v Centrální Autentizační Službě. V případě, že vyberete toto nastavení vyplňte následující pole:
          • Uživatel: napište jméno a příjmení osoby s účtem v CAS – v závorce se zobrazí centrální číslo osoby.
          • Role: nastavte příslušnou roli uživatele v konferenční místnosti
            • Účastník
              Účastník se může do místnost připojit. Pro uživatele bez účtu zvolte veřejný nebo řízený přístupový mód.
            • Přednášející
              Přednášející se může do místnost připojit, sdílet obrazovku počítače a dokumenty, vysílat obraz a zvuk. Nemůže měnit nastavení konferenční místnosti.
            • Hostitel
              Hostitel (administrátor) má pro místnost všechny možné oprávnění.
      1. Účastník: bez uživatelského účtu – je osoba mimo prostor UK. Taková osoba se může konference zúčastnit pouze v roli účastník. Systém jim rozesílá pozvánky a upozornění. Role účastníka může být změněna v konferenční místnosti. Pro přidání uživatele bez účtu v CAS vyplňte následující pole:
        • Jméno: celé jméno včetně příjmení
        • E-mail: elektronickou adresu osoby
        • Role: nelze měnit nastavení.
      • Pro přidání nového účastníka klikněte na tlačítko Přidat. Na stránce Nastavení účastníků a upozornění se přidaní účastníci zobrazí v seznamu. Zde je možné informace jednotlivých účastníků upravit kliknutím na ikonu tužky nebo účastníka smazat kliknutím na ikonu odpadkového koše.
      • V případě, že budete přidávat dalšího uživatele, proces opakujte, jinak klikněte na tlačítko Pokračovat.

              Krok 4: Potvrzení

  • Na stránce Potvrzení zkontrolujte zadané údaje a klikněte na tlačítko Dokončit. Konferenční místnost se založí. Na přehledové stránce se stav místnosti změní na připravena. V případě, že se zobrazí Stav: chyba, kontaktujte administrátora.
  • Kliknutím na Dokončit a zarezervovat kapacitu bude místnost založena a přejdete rovnou na rezervaci termínu konání a počtu účastníků (kapacity) webové konference. Viz část návodu:_Rezervovat čas a kapacitu.
  • Pokud potřebujete některé údaje změnit, klikněte na tlačítko Zpět.

Rezervovat čas a kapacitu

    • Adobe Connect UK disponuje omezeným počtem licencí. Licencí je myšleno kolik osob se může ve všech konferenčních místnostech souběžně setkat. Proto je potřeba pro konkrétní časový rámec rezervovat počet účastníků. Rezervovat čas konání webináře a kapacitu místnosti je možné pouze pro již vytvořenou konferenční místnost. Pokud nesplňujete tento požadavek, založte si konferenční místnost – viz. Část Založení konferneční místnosti.
      •  Pokud již máte vytvořenou konferenční místnost, ověřte si, že kapacita je v zamýšleném období volná. Na hlavní stránce klikněte na odkaz:

Prohlédnout využití kapacity zdrojů

V přehledu je možné zvolit interval požadovaného období a jednotky v hodinách, dnech, týdnech atd. a možnost zobrazit relativní hodnoty v procentech nebo absolutní hodnoty v číslech.

Pokud je v zamýšleném období kapacita volná je možné termín a počet účastníků rezervovat.

      • Na Hlavní stránce na záložce Vaše místnosti najděte vytvořenou místnost a klikněte na tlačítko: Zarezervovat čas a kapacitu. Nebo také, pokud se nacházíte v detailu místnosti, klikněte na tlačítko: Zarezervovat čas a kapacitu.
      • Krok 1: Zarezervovat čas a kapacitu

        • Vyplňte uvedená pole a poté klikněte na tlačítko Pokračovat:
            • Pro virtuální místnost: V seznamu se zobrazí aktuální místnost. Pokud chcete lze ze seznamu vybrat jinou Vaší konferenční místnost. Rezervace bude vytvořena pro zde zvolenou konferenční místnost. Například ponechám nabízenou konferenční místnost it-pedf.
            • Popis: účel setkání např. Seminář: Zobrazovací jednotky a displeje
            • Počet účastníků: počet všech účastníků včetně hostitelů a přednášejících. Například: 30.
            • Časové pásmo: zadejte Vaše časové pásmo.
            • Začátek: plánovaný začátek setkání. Nastavit lze také dobu (v minutách), kdy se mohou účastníci připojovat do místnosti před začátkem setkání a podobně dobu, po kterou bude místnost ještě otevřena, až skončí plánované setkaní.
            • Délka: doba trvání setkání (nepočítá se čas před a po).
            • Opakování: Pokud se Vaše setkání bude opakovat (se stejnými nastaveními včetně délky, počtu účastníků atd.) nastavte četnost opakování.
            • Opakovat do: nastavte datum, do kterého se má setkání opakovat.
            • Vyjma dnů: z opakování lze vyjmout nepotřebné termíny.
            • Přístupový mód místnosti:
              • Veřejný:
                připojit se může každý, kdo má k dispozici URL místnosti.
              • Řízený:
                připojit se mohou uživatelé, které administrátor (vlastník) nastaví v sekci „Účastníci“ a hosté se souhlasem Hostitele konference.
              • Privátní:
                připojit se mohou pouze uživatelé, které administrátor (vlastník) nastaví v sekci „Účastníci“.
      • Krok 2: Účastníci – Nastavení účastníků a upozornění

        V tomto kroku nastavíte odeslání pozvánky účastníkům a účastníky setkání. Do seznamu účastníků rezervované kapacity se přenesou účastníci, které jste nastavili při vytváření konferenční místnosti. Bude se tak dít při každé rezervaci času a kapacity. V tomto kroku, pokud je to potřeba, nastavte / přidejte další účastníky setkání v konferenční místnosti. V případě, že jste v předchozím kroku zvolili přístupový mód místnosti privátní, je nutné nastavit účastníky, kteří budou mít přístup do místnosti. Pozor: V privátním módu se nemohou konference zúčastnit uživatelé bez účtu! V případě řízeného módu je nastavení účastníků nepovinné, uživatelé mohou vstupovat jako hosté po schválení administrátorem/moderátorem. U veřejného stačí pro vstup znát URL místnosti. Účastníky, které přidáte v tomto kroku, můžete spravovat – upravit jejich roli nebo odstranit ze seznamu – v této rezervaci času a kapacity. Účastníky, kteří se do seznamu rezervace času a kapacity automaticky přidali ze seznamu účastníků z konferenční místnosti zde upravit nelze (změnu lze provést v konferenční místnosti). Pozor: Text pozvánky přidejte až poté co ukončíte přidání a nastavení uživatelských práv všech účastníků.

        • Vyplňte uvedená pole a poté klikněte na tlačítko Pokračovat.
          • Poslat pozvánku a upozornění: pokud chcete poslat účastníkům setkání pozvánku, zaškrtněte pole a vyplňte pole:
            • Název setkání pro účastníky
            • Popis setkání pro účastníky
          • Pokud chcete přidat nového uživatele, klikněte na tlačítko: Přidat.
            • Na stránce Přidat nového účastníka vyberte typ účastníka
            • Účastník: s uživatelským účtem – je osoba s účtem v Centrální Autentizační Službě.
                • V případě, že vyberete toto nastavení, vyplňte následující pole a klikněte na tlačítko

              Přidat

                :

              • Uživatel: napište jméno a příjmení osoby s účtem v CAS – v závorce se zobrazí centrální číslo osoby.
              • Role: nastavte příslušnou roli uživatele v konferenční místnosti
                • Účastník
                  Účastník se může do místnost připojit. Pro uživatele bez účtu zvolte veřejný nebo řízený přístupový mód.
                • Přednášející
                  Přednášející se může do místnost připojit, sdílet obrazovku počítače a dokumenty, vysílat obraz a zvuk. Nemůže měnit nastavení konferenční místnosti.
                • Hostitel
                  Hostitel (administrátor) má pro místnost všechny možné oprávnění.
            • Účastník: bez uživatelského účtu – je osoba mimo prostor UK. Taková osoba se může konference zúčastnit pouze v roli účastník. Systém rozesílá účastníkům pozvánky a upozornění. Role účastníka může být změněna v konferenční místnosti.
                • Pro přidání uživatele bez účtu v CAS vyplňte následující pole a klikněte na tlačítko

              Přidat

                :

              • Jméno: celé jméno včetně příjmení
              • E-mail: elektronickou adresu osoby
              • Role: nelze měnit nastavení.
          • Po přidání nového účastníka se na stránce Nastavení účastníků a upozornění se přidaní účastníci zobrazí v seznamu. Zde je možné informace jednotlivých účastníků upravit kliknutím na ikonu tužky nebo účastníka smazat kliknutím na ikonu odpadkového koše.
      • Krok 3: Potvrzení

        • Stránka Potvrzení zobrazí zadané hodnoty v předchozích krocích průvodce. Zkontrolujte zadané údaje. Rezervaci vytvoříte kliknutím na tlačítko Dokončit.
        • Kapacita pro konferenční místnost se začne vytvářet.
        • Jakmile se kapacita vytvoří, zobrazí se připravené události v seznamu.
        • Pokud Vám některý z parametrů nevyhovuje, je možné rezervaci upravit kliknutím na tlačítko Upravit.

Automatický rezervační systém pro Adobe Connect – návod.pdf